Gestão de estoque: o que é e como fazer?

Gestão de estoque: o que é e como fazer?
Gestão de estoque: o que é e como fazer?

Por Osvaldo Ferreira e Rodrigo Franco

Investir em uma boa gestão de estoque é uma das peças-chaves que garante o sucesso de uma empresa. Isso porque, além dessa estratégia trazer uma maior segurança no armazenamento e vendas de seus produtos, evitará problemas com faltas destes itens e permitirá uma maior eficiência no atendimento às demandas dos consumidores.

Muitos consideram o estoque como um dos ativos mais valiosos de um negócio, e não faltam motivos que justifiquem isso. Afinal, todos nós já nos frustramos em desejar tanto adquirir um produto e, ao chegar no estabelecimento, ver que ele está em falta.

Além de gerar um sentimento negativo em um possível cliente fiel à marca, os lucros da empresa certamente serão prejudicados, visto que poderiam ter conquistado mais uma venda se tivessem se organizado melhor ao identificar que este item estava acabando.

Caso essa situação se torne frequente, essa falta de planejamento pode desencadear uma série de prejuízos ao crescimento e sobrevivência do estabelecimento. Enquanto, quando organizada, contribuirá para uma otimização dos custos, otimização das entregas, e tomada de decisões mais assertivas perante sua produtividade.

Seja no varejo, manufatura, indústria, ou qualquer outro segmento, investir na gestão de estoque e de vendas será um fator essencial para evitar gastos desnecessários e alavancar a sua marca frente aos concorrentes. Se essa ação ainda não é priorizada no seu negócio, então nos acompanhe neste texto.

Aqui, explicaremos não apenas no que consiste uma boa gestão de estoque, como também traremos todos os benefícios que essa prática traz e dicas de como implementá-la em suas operações. Veja os tópicos que serão abordados:

  • O que é gestão de estoque?
  • Tipos de estoque;
  • Principais erros na gestão de estoque;
  • Por que fazer uma boa gestão de estoque é importante para as empresas?
  •  Principais métodos de gestão de estoque;
  • Como fazer uma gestão de estoque eficiente?

Boa leitura.

O que é gestão de estoque?
A gestão de estoque é o processo de organizar, controlar e planejar as mercadorias de uma empresa, permitindo que tenha um monitoramento mais assertivo e seguro não apenas do seu armazenamento, mas também de suas vendas.

Muitos associam essa gestão apenas a um maior controle dos itens vendidos em um espaço físico. Porém, na prática, ela vai muito além disso, uma vez que busca ter um conhecimento mais claro sobre a quantidade de produtos existentes e, consequentemente, a ter uma melhor programação sobre o que ainda precisa ser adquirido evitando faltas no estoque.

Ela atua diretamente na parte operacional e logística de um empreendimento, envolvendo responsabilidades como o acompanhamento do volume de produtos, entradas e saídas, rastreamento, assim como reposições precisas com base nas vendas anteriores e projeções de demanda.

Isso faz com que, para que haja uma boa gestão de estoque, seja preciso ter uma supervisão diária de todas as questões que envolvem o armazenamento, movimentação e disponibilidade de itens ou materiais em um negócio.

Dessa forma, as empresas evitarão perdas financeiras tanto com a falta de itens, quanto pela compra excessiva que não esteja tendo uma demanda equilibrada de mercado, de forma que tenham os produtos certos disponíveis no momento ideal.

Tipos de estoque
Para que sua empresa tenha uma gestão de estoque eficaz, é preciso, antes de tudo, compreender os principais tipos possíveis de estoque que pode construir internamente.

Isso porque, cada uma dessas tipologias possui suas características e finalidades, o que demandará, consequentemente, um cuidado específico na hora de seu armazenamento e controle.

Por isso, veja alguns dos exemplos mais comuns adotados no mercado abaixo:

Estoque de antecipação
O objetivo do estoque antecipado é garantir que a empresa tenha itens ou mantimentos suficientes para atender futuras demandas, sem correr o risco de perder uma venda pela falta deste produto no estabelecimento.

Normalmente, essa é uma opção investida durante épocas mais movimentadas do comércio como, por exemplo a Black Friday, outras datas comemorativas, ou cenários externos que gerem algum tipo de incerteza frente à disponibilidade futura.

Estoque consignado
O estoque consignado abriga os produtos que a empresa tem interesse em adquirir, mas que ainda não foram realmente comprados. Ou seja, ainda pertencem ao fornecedor.

Na prática, apesar de armazenar esses itens, a marca irá apenas pagar ao revendedor o que ela realmente vender, em uma base de consignação.

Um dos maiores benefícios dessa tipologia, em termos de gestão de estoque, é permitir que os estabelecimentos tenham uma amplitude de variedade de produtos à sua disposição, sem precisar investir altas quantias imediatamente enquanto ainda não tem certeza de sua procura pelos consumidores.

Porém, do outro lado, a empresa acaba tendo que ter um espaço físico adequado para essa estocagem, o que, inevitavelmente, demandará um certo recurso financeiro para manutenção e armazenamento.

Estoque inativo
Quando um estoque se torna inativo, isso significa que seus produtos armazenados já não têm saído há um período considerável. Alguns dos momentos em que isso se torna frequente são em casos de itens que se tornam obsoletos ou que, simplesmente, sua procura vem diminuindo consecutivamente.

Normalmente, ter produtos parados por bastante tempo pode representar sérios problemas para a gestão de estoque, uma vez que este espaço poderia ser ocupado por itens que estão tendo uma boa demanda no mercado.

Isso, sem mencionar a perda financeira que a empresa terá com o descarte desses produtos que, dificilmente, conseguirão ser vendidos dependendo do tempo que estão armazenados.

Afinal, além de ficarem desatualizados, também perderão o seu valor de revenda.

Estoque de segurança
Também conhecido como estoque de proteção ou de reserva, seu propósito é incentivar que as empresas mantenham uma quantidade adicional de seus itens em casos de necessidade ou demandas imprevistas.

Essa estratégia garante que os negócios estejam precavidos quanto à disponibilidade de seus produtos, evitando interrupções em sua cadeia produtiva e prejuízos financeiros pela perda de vendas.

Para definir o quanto precisa ser comprado a mais, esse cálculo é feito a partir da quantidade mínima de mercadorias usualmente necessárias em suas operações, somado a uma margem de segurança que pode variar de 15 a 20% da média de vendas.

Esse é um resultado que terá uma ampla variabilidade conforme as demandas e histórico de cada empresa, mas que, certamente, contribuirá significativamente para uma gestão de estoque mais eficaz.

Dropshipping
Caso a empresa não queira ou não tenha condições de manter um estoque físico, o dropshipping pode ser uma excelente alternativa.

Aqui, a proposta é que os empreendimentos firmem parcerias com seus fornecedores para que eles enviem diretamente os produtos solicitados aos clientes quando forem vendidos.

Na prática, quando o consumidor finalizar sua compra em seu catálogo, a empresa enviará o pedido ao fornecedor para que este se responsabilize por encaminhar o pedido diretamente para o endereço informado.

Além de evitar investimentos com um espaço físico, essa tipologia direciona a gestão de estoque para o fornecedor, que irá assumir a logística desta cadeia. Além, é claro, de permitir que as empresas ofereçam um leque muito maior de opções de itens sem precisar armazená-los fisicamente.

Principais erros na gestão de estoque
Ter uma boa gestão de estoque é uma tarefa demasiadamente complexa, o que abre margem para uma série de erros que, se não forem devidamente precavidos, podem ocasionar consequências preocupantes para as operações.

Veja alguns dos equívocos mais comuns que podem ser vistos para, em seguida, compreender como evitá-los:

Excesso de estoque
Esse é um dos problemas mais comuns cometidos pelas empresas em termos de gestão de estoque, que ocorre quando há a compra a mais de itens do que a quantia realmente necessária para as operações.

Este excesso, além de ocupar mais espaço físico do que o ideal, também pode trazer o risco de investir em uma maior quantia sem ter um retorno ou lucro significativo. Afinal, além de ser uma despesa desnecessária, as chances de acabarem perdendo grande parte desses itens são altas.

Insuficiência no estoque
No outro extremo, a insuficiência nesse armazenamento também é algo extremamente prejudicial para uma boa gestão de estoque e um dos erros mais cometidos pelas empresas.

A falta de produtos é algo que pode trazer danos enormes à perpetuidade de um negócio, não apenas em aspecto financeiro pela perda de potenciais vendas; como também em sua reputação.

Isso porque, quando um cliente não encontra o item que procura em um estabelecimento, sua confiança pode ser bastante danificada, dificultando as chances de que volte a procurá-lo futuramente.

Problemas na sazonalidade
Oscilações nas demandas da empresa são completamente normais de acontecerem, o que demanda um cuidado a mais na gestão de estoque para que as necessidades de seus clientes não sejam prejudicadas ao longo dessas épocas.

Porém, muitos negócios enfrentam problemas em lidar com essa sazonalidade, acabando cometendo algum dos equívocos citados anteriormente: ou pecam pelo excesso de compras, ou pela falta.

Isso reforça a importância de aplicarem um mapeamento minucioso acerca de seu histórico de vendas nas diferentes épocas do ano, a fim de identificar os comportamentos mais usuais de seu público-alvo e, com isso, evitar que essas oscilações interfiram na boa gestão de estoque.

Uso ineficiente de ferramentas tecnológicas
Em um mundo cada vez mais tecnológico, é imprescindível que essas soluções sejam utilizadas estrategicamente pelas empresas em suas operações e, na gestão de estoque, a mesma ideia é importante.

Porém, aqui, vale um cuidado: não adianta apenas adotar esses recursos, sem saber identificar qual deles faz mais sentido perante a realidade do negócio e suas metas a serem atingidas.

A falta dessa identificação, além de ocasionar em um investimento financeiro que não trará o retorno esperado, poderá gerar custos ainda maiores em termos de baixa produtividade e entraves na gestão de estoque.

Por que fazer uma boa gestão de estoque é importante para as empresas?
Ter uma boa gestão de estoque é uma das peças mais importantes para alavancar o sucesso da empresa em seu segmento.

Isso porque esse gerenciamento permite um maior equilíbrio entre a oferta e demanda dos produtos ofertados pela marca, através de um controle mais rígido sobre o quanto precisa ser adquirido sem riscos financeiros com compras à mais ou faltantes.

Uma gestão de estoque assertiva otimiza os custos de armazenamento dos itens, contribuindo para uma melhor logística de operações, agilidade e eficiência nas entregas. Tudo isso, sem riscos de ter um estoque excessivo parado, que gere perdas dos produtos por vencimento ou falta de procura.

Mesmo diante de oscilações de demanda que são completamente normais, é a gestão de estoque que irá acompanhar esses movimentos e identificar qual estratégia tomar para evitar os problemas abordados acima, garantindo a eficiência operacional e, acima de tudo, a satisfação dos consumidores com seu negócio.

Principais métodos de gestão de estoque
Existem muitas opções de métodos de gestão de estoque possíveis de serem adotados internamente. Cada uma precisa ser muito bem avaliada, identificando qual faz mais sentido conforme a realidade e metas da empresa.

Veja os principais abaixo:

Curva ABC
A gestão de estoque pautada nos princípios da curva ABC irá classificar os produtos ofertados pelo negócio em três categorias, conforme o volume de vendas ou a receita gerada por cada um.

Os itens da categoria “A” serão os mais importantes, seguidos pelos que integrarão a categoria “B” e, consequentemente, da “C”.

Essa é uma excelente opção para as empresas que queiram ter uma maior noção sobre o valor agregado de seus produtos e seu giro de procura. Dessa forma, será mais fácil identificar quais precisam estar sendo repostos com maior frequência, evitando que fiquem em falta.

Just in Time
O modelo de gestão de estoque Just In Time (momento exato, em português), busca manter a quantidade mínima precisa de estoque em uma empresa, para que consiga atender às demandas existentes.

Aqui, os pedidos de reposição são feitos apenas quando necessário, visando a redução de custos com armazenamento e o risco de um estoque parado ou inativo.

As empresas que decidirem seguir este modelo precisam ter um controle muito mais rígido sobre sua gestão de estoque, visto que a má organização pode gerar faltas nos itens e a consequente insatisfação dos clientes.

Custo Médio
A gestão de estoque de custo médio visa auxiliar as empresas a determinarem o preço final de suas mercadorias para que sejam vendidas aos consumidores.

Esse cálculo é feito somando o valor dos produtos que já estão em estoque com o custo das novas mercadorias, dividindo o resultado pelo total de itens. A quantia identificada também será utilizada para calcular a tributação da empresa sob este item.

Essa é uma opção muito benéfica para marcas que trabalham com produtos que não sofrem grandes variações de valores.

PEPS
Tido como um dos mais famosos métodos de gestão de estoque do mercado, a proposta do PEPS (“Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair”) é que as empresas priorizem utilizar os produtos mais antigos dos que chegaram recentemente.

Além de evitar acúmulos, este modelo contribui para que sejam reduzidos desperdícios de espaço, itens e investimentos, principalmente, se a marca trabalhar com mercadorias que tenham prazo de validade mais curto.

UEPS
Por fim, o UEPS (“Último a Entrar, Primeiro a Sair”) defende uma proposta de modelo de gestão completamente oposta à anterior. Aqui, a ideia é que as empresas priorizem os itens mais recentes do que os mais antigos na hora de serem comercializados.

Seu grande problema, contudo, é que não é um modelo aceito pela legislação brasileira e pela Norma Brasileira de Contabilidade, pois gera um aumento na inflação do país considerando que o custo da mercadoria comprada por último é maior.

Como fazer uma gestão de estoque eficiente?
Apesar de existirem diferentes tipos de modelos de gestão de estoque e com propósitos distintos, existem algumas dicas que podem ajudar na implementação dessa estratégia independentemente da opção escolhida.

Veja abaixo:

Faça um inventário de estoque
Para que sua empresa tenha a máxima segurança ao determinar qual modelo de gestão de estoque irá implementar, é preciso que, antes de tudo, faça um inventário de seu estoque existente.

Liste todas as mercadorias disponíveis e as classifique conforme volume de vendas, preços, e outras categorias relevantes. Esse mapeamento será extremamente útil para ter uma visão mais clara da movimentação destes itens e, acima de tudo, que os mantenham atualizados evitando faltas ou excessos.

Cuidado com a falta ou excesso de produtos
Ao optar pelo modelo de gestão de estoque mais aderente à realidade do negócio, o giro dos produtos precisa ser monitorado constantemente, a fim de evitar que qualquer item fique em falta ou, ainda, em excesso, já que ambas as situações trazem prejuízos financeiros às operações.

Esse acompanhamento permitirá investimentos corretos e dentro das condições do estabelecimento, assim como uma relação saudável com os fornecedores.

Mantenha o controle de entrada e saída em tempo real
Complementando o tópico anterior, esse controle de entrada e saída deve ser cuidado em tempo real, sendo a única forma de compreender quais medidas tomar perante uma boa gestão de estoque internamente.

Na prática, ele contribuirá para identificar quais itens precisam ser comprados, quais não estão tendo saída, aqueles vencidos e outros que precisam ser priorizados, considerando uma nova demanda observada em seu público-alvo.

Integre o estoque com as outras áreas da empresa
Tanto o setor de vendas quanto o de compras precisam estar constantemente à par da gestão de estoque, de forma que consigam manter seus processos em ordem sem problemas no atendimento às demandas dos clientes.

Por isso, essas áreas devem ser integradas em todo controle e tomada de decisões da gestão de estoque, de forma que haja uma comunicação clara e objetiva entre os responsáveis sem ruídos que interfiram no desempenho de suas responsabilidades.

Invista em um ERP
Assegurar a gestão de estoque requer muitos cuidados que, se forem controlados manualmente, certamente, aumentarão as chances de erros neste armazenamento e problemas graves à saúde do negócio.

Para evitar esses danos, é importante investir em um sistema de gestão robusto que possibilite acompanhar todas essas informações de estoque em tempo real, identificando quais ações estão surtindo os efeitos esperados e o que deve ser ajustado perante o melhor desempenho possível.

Um bom ERP irá reunir e integrar esses dados com segurança e eficiência, de forma que as empresas tenham uma gestão de estoque muito mais assertiva para seu crescimento.

Conclusão
Independente do porte ou segmento da empresa, uma boa gestão de estoque é um dos princípios básicos para o crescimento saudável da marca e seu destaque competitivo.

Ela é quem irá assegurar que nenhum item seja estocado em excesso ou que não tenha uma demanda significativa do mercado, de forma que os gestores tenham um controle mais eficaz sobre as entradas e saídas reduzindo custos de armazenamento físico e de investimentos e, com isso, tendo um maior fôlego para investimentos mais lucrativos.

Cada empresa deverá analisar os principais modelos de gestão de estoque com base em suas necessidades e expectativas, de forma que escolham aquele que mais fizer sentido perante suas condições operacionais.

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Revista Varejo Brasil
CNE News

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