Por Allan Banhe e Mariana Botan

A escrituração fiscal é uma das mais diversas obrigações empresariais a serem cumpridas no nosso país, a qual costuma gerar grandes dúvidas e problemas devido, sobretudo, à complexidade e extrema burocracia da legislação nacional.

Considerada, também, como uma das obrigações mais importantes para manter a companhia em dia com o Fisco, essa entrega inclui uma série de informações delicadas que precisam ser declaradas com extremo cuidado, abrangendo questões como comprovação de gastos, pagamento de impostos e de informação dos serviços prestados.

Qualquer erro, por menor que seja, que seja cometido nessa entrega, certamente, trará uma série de danos aos empreendimentos, especialmente, em assegurar seu compliance fiscal e tributário perante os órgãos reguladores.

Por isso, essa se torna uma tarefa fundamental de ser gerenciada por profissionais capacitados nessa área, de forma que garantam o envio de todas essas informações dentro do prazo e, com isso, evitem problemas com os órgãos fiscalizadores.

Isso, além de que, muito mais do que um dever legal, prezar pelo máximo cuidado na escrituração fiscal também contribuirá para que as empresas tenham em mãos uma ferramenta crucial para sua saúde financeira, uma vez que terão um controle mais assertivo sobre os aspectos referentes às suas finanças e tributações.

Se o seu negócio ainda enfrenta desafios nesse sentido, então nos acompanhe neste texto. Aqui, explicaremos a fundo no que consiste a escrituração fiscal, seus principais tipos, importância de ser conduzida com eficácia e dicas de como assegurar essa tarefa.

Veja os tópicos que serão abordados:

• O que é escrituração fiscal?
• Quais os tipos de escrituração fiscal?
• Qual a importância da escrituração fiscal para a gestão empresarial?
• Quem deve fazer a escrituração fiscal?
• Como realizar a escrituração fiscal?

Boa leitura.

O que é escrituração fiscal?

A escrituração fiscal é o registro e controle, feito de forma oficial e padronizada, de todas as informações fiscais e tributárias de uma empresa.

Na prática, ela abrange as movimentações financeiras do negócio, reunindo esses dados para que sejam informados aos órgãos reguladores e fiscalizadores.

Nela, são considerados os lançamentos contábeis em ordem cronológica, assim como todas as entradas e saídas, impostos, faturamento e outros interessantes à Receita Federal.

A entrega da escrituração fiscal é uma determinação criada com o objetivo de comprovar às administrações tributárias as operações e receitas dos produtos e serviços prestados, assim como a apuração e o recolhimento dos impostos e contribuições.

Legalmente, por meio dela, as empresas estarão em conformidade com as normas estabelecidas pelo Fisco. Mas, além disso, essa determinação precisa ser enxergada sob uma ótica mais estratégica do ponto de vista mercadológico.

Afinal, ter essas informações em ordem contribui para que os gestores tomem decisões mais estratégicas em seu planejamento tributário, visando otimizar os resultados financeiros e, com isso, poder investir esses recursos em outras ações importantes para seu crescimento e destaque.

Escrituração contábil fiscal

Já a escrituração contábil fiscal, por sua vez, é responsável por registrar as movimentações contábeis e financeiras de uma empresa, as quais devem ser feitas em ordem cronológica e enviados à Receita Federal, anualmente, por meio de sistema próprio (SPED).

Aqui, vale a mesma premissa da escrituração fiscal, no sentido de que, muito além de ser uma determinação legal indispensável a fim de evitar problemas com o Fisco, ela pode trazer diversas vantagens para otimizar a gestão financeira dos empreendimentos.

Afinal, ao proporcionar o acesso em tempo real às informações contábeis e fiscais do negócio, é possível elaborar um planejamento estratégico muito mais assertivo para a conquista de resultados cada vez melhores.

Quais os tipos de escrituração fiscal?

Existem diversas modalidades distintas da escrituração fiscal que as empresas precisam conhecer, de forma que se mantenham em dia às exigências legais e, com isso, possam ter uma visão mais nítida sobre esses processos internamente.

Confira os principais tipos:

Entradas e saídas

Este primeiro tipo de escrituração fiscal compreende, como seu nome diz, todas as entradas e saídas financeiras de uma empresa. Isso inclui desde notas fiscais de compras e vendas, até outras movimentações e demais documentos da organização.

Cada tipo de entrada e saída receberá uma tributação específica, o que exige que os empreendimentos assegurem que o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) seja utilizado de acordo com a operação correspondente, e que todos os documentos fiscais sejam devidamente registrados.

Serviços prestados e tomados

Todos os serviços prestados e tomados por uma empresa também devem constar na escrituração fiscal, uma vez que há a incidência do Imposto Sobre Serviços (ISS) sobre esse item.

Por isso, as notas fiscais referentes à prestação e tomada precisam ser devidamente escrituradas, evitando a falta de envio de informações aos órgãos responsáveis.

Conhecimentos de transportes

Essa tipologia de escrituração fiscal é obrigatória para empresas transportadoras que prestam e tomam este serviço, seja na esfera municipal, estadual ou federal.

Normalmente, demanda um processo complexo pela alta quantidade de informações envolvidas nessa categoria, o que ressalta a importância de contar com recursos tecnológicos que automatizem essa coleta e tragam segurança no armazenamento e fornecimento aos órgãos fiscalizadores.

Livro de movimentação de combustíveis

Por fim, a escrituração fiscal de livro de movimentação de combustíveis é direcionada para um nicho muito específico de empresas: as que comercializam combustíveis.

Seu registro é diário, o que exige máximo cuidado e organização para que essas informações sejam prestadas corretamente.

Qual a importância da escrituração fiscal para a gestão empresarial?

Por mais que seja uma obrigação legal, investir na escrituração fiscal será de extrema importância para otimizar, agilizar e trazer uma maior segurança na gestão financeira e tributária das empresas.

No primeiro aspecto, é importante sempre ter em mente que a escrituração fiscal será responsável por prestar suas contas aos órgãos fiscalizadores, correspondendo às suas movimentações financeiras, apurações e recolhimentos de impostos.

Porém, indo além desse aspecto burocrático, ter soluções robustas que auxiliem no preenchimento da escrituração fiscal contribuirá para que as empresas tenham, em mãos, informações seguras e completas sobre essa área, de forma que consigam estar mais bem embasadas perante a tomada de decisões mais assertivas visando seu crescimento.

Este é um documento que trará maior transparência, confiança e agilidade na gestão fiscal e tributária, com a qual não apenas a Receita Federal conseguirá cruzar todos esses dados e assegurar o compliance corporativo, como também contribuirá para um investimento mais direcionado dos recursos financeiros do negócio.

Quem deve fazer a escrituração fiscal?

Segundo a Lei 10.406/2002 (Novo Código Civil), em seu artigo 1.179, todas as empresas, independentemente de seu porte ou segmento, devem realizar a escrituração fiscal. A exceção está para o MEI.

Em suas normas, está exposto que todos os empresários e sociedades empresárias são obrigados a seguirem um sistema contábil com base na escrituração fiscal, feita de maneira uniforme dos livros de registro da empresa.

Há uma dúvida muito comum desta obrigatoriedade referentes às empresas do Simples Nacional, uma vez que essa regra pode mudar conforme cada estado. Isso faz com que, em algumas regiões, possa existir essa determinação, enquanto em outras, pode deixar de valer.

Apesar disso, conforme o que diz a Resolução CGSN nº 140, as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes do Simples, devem adotar registros e controles de prestações e operações como os livros de caixa; livros de registro de inventário e de registro de entrada.

Como realizar a escrituração fiscal?

Para que a escrituração fiscal seja feita da melhor forma possível, é importante se atentar a algumas dicas que contribuirão para que todas as informações sejam prestadas com êxito. Veja abaixo:

Conheça o documento fiscal que está recebendo

Como a escrituração fiscal abrange uma alta quantidade de documentos, as empresas devem ter a máxima organização desses itens para garantir que todas as informações sejam prestadas corretamente.

Aqui, ao invés de reunir esses documentos de maneira física e manual, considere os recursos tecnológicos como alternativas mais eficazes, facilitando não apenas seu armazenamento, mas também a recuperação e consulta quando necessários.

O processo de envio da escrituração fiscal será muito mais otimizado com esse conhecimento e organização de seus documentos, além de também contribuir para uma maior agilidade de verificação pelos órgãos reguladores.

Centralize os dados

Como mencionado acima, centralizar essas informações em um único ambiente digital ajudará muito para que as empresas consigam enviar todos os dados necessários na escrituração fiscal.

Além de facilitar com que sejam acessados e conferidos em tempo real, muitas dessas plataformas em nuvem são criptografadas para maximizar a segurança de tudo que for armazenado.

Algo que, em se tratando de informações sensíveis acerca das movimentações fiscais e tributárias, é extremamente vantajoso e importante para evitar perdas ou vazamentos desses dados.

Economicamente, contar com esses recursos também contribuirá para uma redução nos custos de infraestrutura, visto que tudo será administrado em um único ambiente online e de forma muito mais facilitada.

Atenção à apuração de impostos

Qualquer inconsistência na prestação das informações tributárias de uma empresa pode ocasionar sérios prejuízos legais, além de altas multas e juros.

Na escrituração fiscal, essa atenção precisa ser redobrada, garantindo que a apuração, cálculo e recolhimento dos impostos estejam devidamente em ordem no envio deste documento.

Afinal, qualquer divergência será rapidamente encontrada pelos órgãos reguladores e, consequentemente, irão aplicar sanções pesadas às organizações por este erro.

Invista na tecnologia

A fiscalização acima da escrituração fiscal é intensa, principalmente, diante de tamanhos recursos tecnológicos que contribuem para uma aferição minuciosa e detalhada. Por isso, as empresas também precisam se aproveitar dessas soluções no momento de realizar essa entrega.

Existem diversas opções no mercado capazes de atender as necessidades e especificidades de cada empreendimento, de forma que cumpram com essa obrigação legal e consigam ter uma maior agilidade e facilidade em sua gestão fiscal e tributária.

Esse é o caso, por exemplo, dos famosos ERP, sistemas de gestão de extrema robustez que oferecem os recursos precisos para armazenar, gerenciar e conduzir as finanças empresariais com assertividade.

Ele atuará de forma integrada e automática em prol da escrituração fiscal, facilitando a emissão de notas fiscais eletrônicas, o envio do documento e evitando erros nesse processo.

Porém, por mais que haja uma amplitude de opções acessíveis, nem todas surtirão o efeito desejado internamente. Isso porque cada sistema de gestão terá suas particularidades que precisarão ser verificadas conforme as expectativas e metas das companhias.

Conte com o apoio de uma consultoria especializada

É comum que muitas empresas tenham dúvidas e receios quanto à escrituração fiscal. Afinal, é uma obrigação completa e que demanda máximo cuidado a fim de garantir que todas as informações precisas estão sendo entregues.

Para evitar que seu negócio sofra penalidades por inconsistências nessa declaração, contar com o apoio de uma consultoria especializada no ramo fará toda a diferença para esse êxito.

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Conclusão

Prezar por uma boa gestão contábil e tributária de um negócio é uma tarefa essencial para garantir seu desempenho saudável e crescimento sustentável no mercado. Além, é claro, de ser uma obrigação legal frente a uma série de documentos que precisam ser prestados aos órgãos reguladores nesse sentido, como é o caso da escrituração fiscal.

Este é um processo complexo que demanda máximo cuidado para assegurar a conformidade legal frente à Receita Federal, além de poder usufruir dessa organização perante a tomada de decisões mais assertivas visando o aperfeiçoamento da gestão fiscal do negócio.

Por isso que, aqui, buscar a orientação de uma consultoria especializada será de extrema importância para elevar a eficiência e segurança da entrega da escrituração fiscal, do compliance e operações saudáveis do negócio como um todo.

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