Por Amanda Alves e Patrícia Ignácio
Com a proposta de unificar as obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias de forma que possam ser realizadas em um único sistema, o eSocial veio para mudar a rotina do departamento pessoal e de recursos humanos das empresas, tornando-se uma das atribuições mais importantes para os profissionais da área. A partir do dia 1º de abril de 2023, mais uma obrigação trabalhista será incorporada ao eSocial: a reclamatória trabalhista.
A partir desta mesma data, todos os dados referentes aos processos trabalhistas cujas decisões transitaram em julgado, homologados ou no âmbito da CCP (Comissão de Conciliação Prévia) ou Ninter (Núcleo Intersindical), deverão ser informados ao eSocial, independentemente do período abrangido pelas decisões. A novidade trará fortes impactos a este setor, que deverá se adequar para atender a esta demanda.
Para isso, foram criados quatro eventos direcionados para essa missão nova rotina. São eles:
S-2500 (responsável por registrar os dados dos processos trabalhistas na Justiça do Trabalho e dos acordos celebrados nas CCPs e Ninter);
S-2501 (informa os valores do imposto de renda retido na fonte e das contribuições previdenciárias);
S-3500 (relativo à exclusão de eventos de tais processos);
S-5501 (evento de retorno referente às informações de tributos decorrentes dos processos trabalhistas).
Com base nas informações prestadas no evento S-2500, serão calculados o valor do FGTS e, as informações prestadas no evento S-2501 servirão de base para o cálculo das contribuições previdenciárias e do imposto de renda. Portanto, a GFIP 650/660 de reclamatória trabalhista será substituída pela DCTFWeb específica de Reclamatória Trabalhista separada da DCTFWeb mensal e pelo FGTS Digital. A expectativa é que, para a competência abril, o DARF de imposto de renda já esteja disponível na DCTFWeb, como já ocorre com o DARF previdenciário. Até que o FGTS Digital esteja em operação, previsto para o segundo semestre de 2023, será necessário continuar enviando a GFIP 650/660 para fins de recolhimento do FGTS de reclamatória trabalhista.
Apesar de ter sido estabelecida visando auxiliar a prestação dessas informações e trazer uma maior clareza nesse processo usual, a mudança trará certas complexidades que, se não forem feitas com cuidado, podem prejudicar ainda mais a regularização jurídica e contábil das empresas – principalmente, no que diz respeito à responsabilidade de quem deverá prestar tais contas no sistema.
Independentemente da qualidade de empregador, aquele que realizar o pagamento da condenação ou acordo também precisará prestar tais informações no eSocial, pois o pagamento também pode decorrer de responsabilidade solidária ou subsidiária. Agora, considerando o destino de tais dados à administração pública e seu extremo grau sigiloso, seu compartilhamento para terceiros é inteiramente proibido, podendo constituir infrações nas esferas administrativas, penal e civil.
Ainda, a falta de padrão para tais sentenças será um dos maiores desafios enfrentados pelo DP e RH. Esta continuará sendo uma demanda de olhar individual acerca de cada situação, o que eleva a importância do apoio de uma consultoria contábil com profissionais qualificados que tenham a expertise no ramo para assegurar a melhor condução para cada caso.
Mas, muito além destas adequações técnicas, tanto o RH quanto o DP precisarão ajustar seu mindset por completo com esta inclusão dos processos trabalhistas no eSocial – prezando por uma comunicação clara e constante entre os times para que não percam prazos e estejam cientes quanto aos dados que serão inseridos. Em meio a interpretações divergentes em cada caso, é apenas com um alinhamento jurídico, profissional e departamental interno que as empresas conseguirão se ajustar a esse novo cenário com exatidão.
Patrícia Ignácio e Amanda Alves são gestoras da Ecovis BSP.
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