A ECD e ECF são termos muito conhecidos no mundo corporativo, uma vez que se trata de obrigações acessórias exigidas pelo Fisco que devem ser seguidas pelas empresas brasileiras para que se mantenham regulamentadas.

Apesar de ambas serem parecidas, existem diferenças consideráveis entre as duas que precisam ser devidamente compreendidas, uma vez que sua irregularidade pode acarretar multas e outras penalidades perigosas para a saúde financeira do negócio.

Cada um desses processos contábeis traz consigo uma série de normativas a serem seguidas, assim como regras que estipulam quais empresas devem preenchê-las e o prazo legal para tal função.

Seus preenchimentos demandam uma atenção redobrada por parte dos empreendimentos, o que faz com que muitos decidam por terceirizar essa responsabilidade através de uma consultoria especializada no ramo. Assim, terão uma maior segurança no fornecimento das informações precisas, mitigando riscos que prejudiquem sua perpetuidade.

Com o prazo de entrega se aproximando para a ECD e ECF, neste texto explicaremos o que consiste em cada uma dessas obrigações, quem deve declará-las, o tempo para realizar essas entregas e como obter uma maior facilidade e assertividade neste processo.

Veja os tópicos que serão abordados:

• O que é a ECD?
• O que é a ECF?
• Quais as diferenças entre ECD e ECF?
• Quais os prazos de entrega da ECD e ECF em 2024?
• Multas da ECD e ECF em 2024;
• Como facilitar a entrega da ECD e ECF 2024?

Boa leitura.

O que é a ECD?

Instituída para fins fiscais e previdenciários, a ECD (Escrituração Contábil Digital) representa um avanço na gestão de documentos contábeis das empresas.

Integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), seu objetivo é modernizar a escrituração contábil das empresas, antes realizadas em papel. Ela substitui a Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) desde 2014, constando todos os rendimentos da pessoa jurídica de forma digital.

Nela, são informadas todas as operações e movimentações que impactam na composição da base de cálculo do valor devido do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Na prática, isso inclui os ajustes de lucro líquido; recuperação dos saldos finais da ECF; do plano de contas e saldos das contas; registro e controle de todos os valores a excluir, adicionar ou compensar; e muitos outros.

Quem deve entregar a ECD em 2024?

No geral, são obrigadas a entregarem a ECD as empresas que se enquadrarem nas seguintes categorias:

• Operantes do Lucro Real;
• Operantes do Lucro Resumido – com transmissão obrigatória para aquelas que não optaram pelo Livro Caixa ou tenham distribuído lucro isento acima do presumido.

Estarão isentas, por outro lado, as pessoas jurídicas que se encaixem em algumas das situações abaixo:

• Empresas com atividades inativas;
• Tributadas pelo Simples Nacional (à exceção daquelas que recebem capital de terceiros);
• Que não obtiveram doações, receitas, incentivos, contribuições, subvenções, auxílios, convênios e ingressos assemelhados de soma igual ou superior a R$ 4.800.000,00;
• Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas.

O que é a ECF?

Já a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é uma obrigação acessória destinada a transmitir as informações das operações de uma empresa, com foco nos valores do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Essa declaração veio para substituir a DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica), atuando como um espelho do balanço patrimonial da empresa. Afinal, ela irá apresentar todas as movimentações da organização para a Receita Federal de forma padronizada, comprovando sua conformidade e não envolvimento em atos ilícitos.

Instituída em 2014, é outra das obrigações acessórias do SPED Fiscal e, em 2023, passou por uma atualização para se adequar às regras sobre preços de transferência introduzido pela Lei nº 14.596.

Segundo essas novas normas, foi estabelecido um marco legal na fixação de preços em transações internacionais entre empresas relacionadas, adequando as normas nacionais às praticadas pela OCDE.

Aqui, a ideia é evitar redução no pagamento no IRPJ e no CSLL, tendo se tornado obrigatório de ser seguido a partir do dia 1º de janeiro de 2024.

Quem deve entregar a ECF em 2024?

Todas as pessoas jurídicas, isentas ou imunes, são obrigadas a entregar a ECF em 2024, independente de seu regime de tributação: Lucro Real, Lucro Arbitrado ou Lucro Presumido.

No entanto, estão desobrigadas a entregar a ECF as empresas que se enquadrarem em algumas das situações abaixo:

• Optantes pelo Regime de Tributação Simples Nacional;
• Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
• Empresas inativas, segundo a Normativa RFB nº 1.536/2014.

Quais as diferenças entre ECD e ECF?

Apesar da ECD e ECF serem entregues pelo SPED Fiscal, a principal diferença entre elas está em suas finalidades.

Isso porque, enquanto o propósito da ECD está mais direcionado à verificação de dados previdenciários e fiscais, o foco da ECF está em reunir informações sobre operações que possam influenciar na composição do IRPJ e da CSLL.

Agora, mesmo diante desta diferença, é possível que haja um cruzamento de dados entre a ECD e ECF, o que ajuda as empresas no momento de realizarem a entrega dessas obrigações.

Quais os prazos de entrega da ECD e ECF em 2024?

A ECD e ECF deste ano precisam ser entregues pelas empresas até o último dia útil de junho e de julho do ano seguinte ao calendário da escrituração, respectivamente.

Caso não cumpram com esse prazo ou, ainda, façam as entregas com informações erradas ou faltantes, as empresas estarão sujeitas a multas que podem pesar em seu orçamento, o que demanda o máximo cuidado para evitar esse prejuízo.

Multas da ECD e ECF em 2024

Caso as empresas não cumpram com os prazos de entrega da ECD e ECF em 2024 ou, ainda, cometam erros ou omissões nestas obrigatoriedades, elas estarão sujeitas a algumas multas.

No caso da ECD, as pessoas jurídicas que cometerem essas incorreções irão arcar com os seguintes prejuízos:

• Multa equivalente a 0,5% do valor da receita bruta do período a que se refere a escrituração, caso não se atenda aos requisitos para apresentação;
• De 5% sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% do valor da receita bruta do período, caso haja omissão ou incorreção de informações;
• Ou, de 0,02% por dia de atraso, calculado sobre a receita bruta no período, limitada a 1%, caso não haja cumprimento do prazo para envio da ECD via SPED.

Já no caso da ECF, há uma diferenciação nas multas quanto ao regime de tributação escolhido pelo contribuinte. Os optantes pelo Lucro Real, como exemplo, estarão sujeitos às seguintes probabilidades:

• Multa de 0,25% por mês-calendário ou fração do lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL do período a que se refere a apuração, limitada a 10%, caso a ECF seja entregue com atraso;
• Ou, estimado em 3%, não inferior a R$ 100,00, caso haja valor incorreto, omitido ou inexato.

As demais empresas que cometerem esses equívocos na ECF e que não forem operantes do Lucro Real estarão sujeitas aos mesmos casos de penalidades previstos na ECD.

Como facilitar a entrega da ECD e ECF 2024?

A ECD e a ECF são obrigações acessórias extremamente importantes de serem entregues corretamente, evitando multas e outros prejuízos que possam trazer sérios problemas às empresas.

Por isso, para ajudá-las a se manterem adequadas às normas de cada uma delas, veja algumas dicas importantes que irão facilitar este processo:

Aproveite os dados das entregas passadas

São muitas as informações que precisam ser preenchidas na entrega da ECD e ECF, o que pode ocasionar em erros e confusões nesta etapa.

Contudo, com as modernizações dos registros fiscais e contábeis decorrentes do SPED, hoje, as empresas podem aproveitar os dados destas entregas passadas como forma de facilitar essa tarefa.

Na prática, a ECF permite recuperar os saldos finais informados em ECD pelas pessoas jurídicas obrigadas à entrega desta obrigação acessória, além dos saldos finais das ECF anteriores, uma vez que estes possuem efeito na apuração do IPRJ e da CSLL do período da escrituração.

Capacite os times

Além de lidar com informações delicadas de serem gerenciadas, os prazos para entrega da ECD e ECF precisam ser cumpridos devidamente, de forma que os negócios não tenham problemas com a Receita Federal ou sofram danos financeiros.

Por isso, os times que serão responsáveis por essa tarefa precisam ser devidamente capacitados, de forma que estejam habilitados para assegurar essa conformidade se mantendo atualizados frente às constantes alterações que sofremos em nossa legislação.

Esse preparo será fundamental para evitar qualquer risco que impacte negativamente as operações ou finanças.

Invista na tecnologia

Se a própria RF se aproveita dos avanços tecnológicos para aprimorar sua fiscalização no país, as empresas também devem incorporar os melhores recursos do mercado a seu favor. Não apenas perante um melhor desempenho, mas também para trazer a maior segurança possível em sua gestão interna.

Ter uma plataforma robusta que permita reunir estes dados em um local protegido e de fácil acesso fará uma enorme diferença para garantir que as empresas entreguem a ECD e ECF corretamente.

Dessa forma, além de proporcionar uma maior agilidade, praticidade e eficiência, também contribuirá para uma redução de custos, uma vez que menos profissionais serão necessários para conduzir essa tarefa.

Conte com o apoio de uma consultoria especializada

Nem sempre, as empresas conseguirão direcionar times específicos para cuidar das entregas da ECD e ECF, o que pode elevar a probabilidade de cometerem erros nesse processo e arcarem com multas.

Para evitar esse cenário, contar com o apoio de uma consultoria especializada é uma ação estratégica que, certamente, trará uma maior confiança nesta responsabilidade.

Afinal, além de ter expertise no ramo, fornecerá um grupo de profissionais específicos para gerenciar essas obrigações, com a capacitação necessária para assegurar a conformidade e cumprimento dos prazos, mesmo diante de possíveis alterações na legislação.

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Conclusão

Preencher a ECD e ECF corretamente não é algo simples e, com a sofisticação do Fisco no cruzamento de dados, qualquer erro ou informação faltante pode acarretar multas pesadas para o orçamento corporativo.

Por isso, é importante que as empresas tenham um time dedicado a essa tarefa – seja internamente ou através da terceirização deste serviço – como forma de evitar esses riscos que possam influenciar em seu fluxo de caixa.

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