O lançamento oficial do FGTS Digital veio como uma notícia muito aguardada pelas empresas nacionais, com a expectativa de facilitar e otimizar a emissão de guias rápidas e personalizadas, além de proporcionar muitos outros benefícios ao negócio.

Conforme os avanços tecnológicos foram ganhando cada vez mais força, a necessidade de contar com ferramentas mais robustas e ágeis que contribuam para os aspectos gerenciais dos empreendimentos se tornou uma demanda extremamente importante.

Analisando especificamente as questões tributárias e legais das empresas, esse apoio se mostrou ainda mais essencial, visto que erros nas declarações documentais usualmente entregues pelas marcas ao governo e órgãos oficiais costumam ser bastante recorrentes, o que acaba desencadeando prejuízos financeiros à empresa.

Esse é o caso do FGTS Digital, cuja proposta foi lançada com a meta de transformar a maneira pela qual as empresas cumprem suas obrigações de recolhimento do FGTS. Assim, muito além de tornar este processo mais eficiente, a ideia é que se torne mais transparente e simplificado, assegurando seu direito de recolhimento aos trabalhadores celetistas.

Sua chegada ao mercado pode representar uma verdadeira inovação tecnológica, modernizando este recolhimento, reduzindo burocracias e promovendo uma gestão muito mais assertiva.

Como sua obrigatoriedade passou a valer oficialmente este ano, neste texto explicaremos tudo o que sua empresa deve compreender sobre o FGTS Digital, seus benefícios e como se adequar a essa nova modalidade.

Veja os tópicos que serão abordados:

• FGTS Digital: o que é?
• Quais as vantagens do FGTS Digital?
• Pagamentos por Pix;
• O FGTS Digital substitui a SEFIP?
• Quem está obrigado ao FGTS Digital?
• Como acessar o FGTS Digital?
• Como as empresas podem se adequar ao FGTS Digital?

Boa leitura.

FGTS Digital: o que é?

O FGTS Digital é a nova plataforma de arrecadação do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço). Ele atua de forma integrada ao eSocial, com funcionalidades que permitem uma gestão muito mais integrada de todo o processo referente a este fundo.

Desenvolvida pelo Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro) em parceria com o Ministério do Trabalho e a Caixa Econômica Federal, foi proposto inicialmente em 2019, com o objetivo de aperfeiçoar esta arrecadação, a prestação de informações aos trabalhadores e empregadores, a fiscalização, apuração, lançamento e cobrança dos recursos.

Com isso, a meta é que consiga desburocratizar o sistema antigo para que, dessa forma, possibilite uma fiscalização mais abrangente e moderna pela auditoria fiscal do governo federal.

Na prática, o FGTS Digital irá unificar os dados do eSocial, Pix Caixa, Acesso Gov.br e outros sistemas, aproveitando as informações de remuneração declaradas no eSocial, onde os débitos já são individualizados desde sua origem.

O que vai mudar com o FGTS Digital?

O FGTS Digital promove uma série de mudanças no recolhimento deste fundo, reduzindo custos operacionais e trazendo uma maior transparência para todos os envolvidos.

Para isso, algumas mudanças importantes foram implementadas. As principais são:

• Alteração na data de vencimento do recolhimento mensal;
• Recolhimento via PIX;
• Substituição da SEFIP pelo FGTS Digital
• Uso do eSocial como fonte de dados;
• Informação da base de cálculo da indenização compensatória no sistema do FGTS Digital;
• Impacto na Geração do Certificado de Regularidade do FGTS;
• Ajustes específicos para empregador especial, MEI e empregador doméstico;
• Nova data de vencimento.

Principais serviços disponíveis com o FGTS Digital

A nova plataforma do FGTS Digital trará uma gama extensa de funcionalidades com foco em permitir a transmissão automática das informações de folha de pagamento para o eSocial.

Com esta conexão entre as plataformas, será possível eliminar a necessidade de múltiplas etapas e sistemas para o recolhimento do FGTS, simplificando o processo.

Para isso, veja os principais serviços disponíveis:

• Geração de Guias de Recolhimento: possibilita que as empresas gerem uma maior quantidade de guias de forma rápida, personalizada, eficiente e simplificada;
• Consulta de extratos de pagamentos realizados: todos os extratos de pagamentos feitos podem ser visualizados em tempo real pelas empresas, com maior transparência nas transações;
• Individualização dos extratos de pagamento: contribui para uma gestão mais precisa e detalhada;
• Verificação de débitos em aberto: ajuda a identificar quaisquer débitos pendentes relacionados ao FGTS, o que também favorece uma gestão financeira mais eficaz;
• Pagamento da multa indenizatória: podendo ser feito a partir das remunerações devidas de todo o período trabalhado;
• Emissão de guia de recolhimento personalizada: funcionalidade também benéfica para o recolhimento dos valores devidos ao FGTS;
• Solicitação de restituição e compensação: também referente aos valores relacionados ao FGTS.

Cronograma do FGTS Digital

O governo federal anunciou o lançamento oficial do FGTS Digital no dia 1º de março deste ano, tendo ficado em período de testes desde janeiro de 2024.

Sua transição se iniciou em agosto de 2023, em um período considerável para que as empresas pudessem se familiarizar com o novo sistema, realizar simulações e identificar eventuais ajustes necessários em suas operações.

A partir de agora, todas as empresas serão obrigadas a utilizar a plataforma do FGTS Digital para o recolhimento dos valores devidos, com entrada em produção e substituição dos sistemas Caixa.

Quais as vantagens do FGTS Digital?

O FGTS Digital traz uma série de vantagens para a gestão das empresas, contribuindo para a redução da burocracia neste processo, tempo necessário para recolhimento, maior agilidade e eficiência, assim como uma maior transparência e funcionalidades que otimizam ainda mais essa responsabilidade.

Confira a fundo essas principais vantagens:

Redução de burocracia e tempo

Comparando com a antiga plataforma, o FGTS Digital é capaz de automatizar e simplificar o processo de recolhimento deste fundo de garantia, eliminando etapas burocráticas que apenas estendiam este tempo e favorecendo para uma maior velocidade de finalização.

Com isso, os profissionais podem direcionar seus esforços para outras atividades também importantes para elevar o desempenho da empresa, sem se preocupar em despender muitas horas em cima desta tarefa.

Além disso, com essa automação proporcionada pelo FGTS Digital, as chances de serem cometidos erros ou falta de informações enviadas são consideravelmente reduzidas.

Maior agilidade e eficiência

Emendando no tópico anterior, a maior segurança obtida através das funcionalidades do FGTS Digital traz uma maior agilidade e eficiência neste processo.

Afinal, a plataforma permite a transmissão automática das informações de folha de pagamento para o eSocial e, consequentemente, para o FGTS Digital, o que favorece uma maior velocidade no recolhimento e a redução de retrabalhos.

Integração com o eSocial

A integração do FGTS Digital ao eSocial é uma enorme vantagem perante uma transmissão automática das informações da folha de pagamento, o que agiliza ainda mais este processo.

Na prática, essa transmissão ocorre, praticamente, de forma instantânea, garantindo consistência e precisão nos dados dos profissionais.

Pagamento por Pix

Outra grande novidade proporcionada pela nova plataforma do FGTS Digital será o pagamento por Pix feito pelos empregadores, tido como uma vantagem em termos de redução de custos ao governo, além de agilizar esta arrecadação.

Desde que foi oficialmente lançado em outubro de 2020, o Pix vem ganhando cada vez mais a preferência da população brasileira por sua velocidade e praticidade de transações. Não à toa, novas funcionalidades são disponibilizadas constantemente, para trazer ainda mais facilidades às empresas e pessoas.

Em dados divulgados pela Federação Brasileira de Bancos (Febraban), baseados em levantamentos divulgados pelo Banco Central (BC), o Pix foi o meio de pagamento mais utilizado pelos brasileiros em 2023, tendo registrado um aumento de 75% nas transações. O total foi equivalente a cerca de 42 bilhões de transferências.

No FGTS Digital, o Pix foi eleito como o único meio de recolhimento, pelo qual as empresas conseguirão realizar a transferência de valores de forma rápida e segura, 24 horas por dia, todos os dias da semana.

Sua incorporação favorecerá o objetivo de tornar o FGTS Digital mais moderno e dinâmico, simplificando as operações das empresas e, ainda, contando com outras funcionalidades práticas como o QR Code para efetuar o pagamento diretamente pelo aplicativo ou site da instituição financeira.

O FGTS Digital substitui a SEFIP?

Sim. A implementação do FGTS Digital irá substituir a SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) na geração de guias de recolhimento da contribuição mensal ou rescisória.

Até então, a SEFIP era utilizada para a geração das guias de recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social. Porém, com a chegada do FGTS Digital, este processo de emissão das guias e recolhimento será modernizado, utilizando apenas o sistema do eSocial.

A mudança foi um ponto extremamente importante para aprimorar esta arrecadação, assim como contribuir com uma melhor fiscalização e gestão dos recursos do FGTS.

Quem está obrigado ao FGTS Digital?

Todos os empregadores obrigados a recolher este fundo deverão utilizar o FGTS Digital internamente, tanto para a geração de suas guias quanto para realizar toda a gestão do pagamento desses valores.

Na prática, essa regra inclui empregadores dos grupos 1, 2, 3 e 4 do eSocial, o qual irá calcular as bases de FGTS de acordo com as incidências das rubricas utilizadas pelo empregador nas remunerações.

Como acessar o FGTS Digital?

Para acessar o FGTS Digital, as empresas devem seguir um fluxo de trabalho através de um login único gov.br, onde terão acesso aos serviços digitais do Governo Federal.

Assim, basta digitar seu usuário e senha para dispor dos serviços integrados. Para isso, confira os procedimentos necessários de serem seguidos:

• Crie uma conta gov.com.br – escolha o método de identificação que deseja usar e siga as instruções na tela para concluir o processo de identificação;
• Acesse a plataforma do FGTS Digital – clique em “acessar”, digite seu CPF e senha e clique em “entrar”;

Outra opção, além da plataforma do gov.com.br, é acessar o FGTS Digital usando um certificado digital. Neste caso, será preciso emitir este documento por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil.

Com ele em mãos, basta seguir este passo a passo:

• Acesse o site do FGTS Digital;
• Clique em “Acessar com certificado digital”;
• Selecione o tipo de certificado digital que possui;
• Digite o código de segurança do seu certificado digital;
• Clique em “Entrar”.

O acesso com certificado digital pode ser feito tanto por parte dos trabalhadores quanto pelas empresas. A diferença está no botão de identificação das partes, entre empregador e trabalhador, no momento do login.

Como as empresas podem se adequar ao FGTS Digital?

Diante de tantas mudanças inseridas na nova plataforma do FGTS Digital, é importante que as empresas contem com a orientação de uma consultoria especializada no ramo, que consiga oferecer o apoio preciso para compreenderem o novo sistema e saberem como manuseá-lo corretamente para uma gestão mais assertiva de suas operações.

E, caso o seu negócio precise desta ajuda, saiba que a Ecovis®️ BSP pode te ajudar!

Integrante da Ecovis International, líder global de consultoria fiscal, contábil, auditoria e assessoria jurídica, presente em mais de 80 países, a Ecovis®️ BSP é uma empresa de BPO (Business Process Outsourcing) de padrão internacional, capaz de atender as demandas contábeis das empresas enquadradas nos regimes de lucro real e lucro presumido, localizadas em qualquer parte do Brasil, nacionais ou multinacionais.

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Conclusão

O FGTS Digital veio para trazer uma verdadeira revolução na gestão empresarial, por meio de soluções mais robustas, modernas e ágeis que facilitem a emissão de guias e todo o processo deste fundo.

Já obrigatório para todas as empresas, é essencial que os gestores e todos os times sejam treinados para que saibam como manuseá-lo corretamente, de forma que consigam usufruir de suas facilidades em prol de um gerenciamento mais assertivo.

E, aquelas que buscarem o apoio de uma consultoria especializada no ramo, terão ainda mais segurança no aproveitamento do FGTS Digital, para que tenham em suas mãos um sistema moderno que os ajude a trazer resultados cada vez melhores.

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